REGULAMIN


I. Postanowienia ogólne

  1. Polska Konferencja "Czwarty Weekend ze SMA-kiem", zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbywa się w dniach 26–27 sierpnia 2016 r. w Hotelu Boss w Warszawie przy ul. Żwanowieckiej 20.
  2. Organizatorem Konferencji jest Fundacja SMA z siedzibą w Warszawie przy ul. Przy Forcie 10/99.
  3. Uczestnikami Konferencji są osoby chore na rdzeniowy zanik mięśni, członkowie ich rodzin, opiekunowie, lekarze, terapeuci oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką ochrony zdrowia.
  4. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej Konferencji jest jednoznaczne z zaakceptowaniem wszystkich postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
  5. Oficjalny serwis internetowy konferencji znajduje się pod adresem konferencja2016.fsma.pl.
  6. Adresem e-mail do kontaktu we wszystkich sprawach dotyczących Konferencji jest konferencja@fsma.pl.

II. Zasady uczestnictwa

  1. Warunkiem udziału w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa dokonane wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie internetowym Konferencji.
  2. Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa upływa 15 sierpnia 2016 r. Uczestnicy zgłaszający udział po tym terminie mogą nie mieć możliwości skorzystania z pełnej oferty Konferencji.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i/lub lokalizacji oraz do odwołania Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. W przypadku zmiany miejsca, terminu lub odwołania Konferencji Organizator bezzwłocznie informuje Uczestnika o tym fakcie na podany przez Uczestnika adres email. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku ze zmianą terminu lub lokalizacji albo odwołaniem Konferencji.
  4. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w każdym momencie. Rezygnacja winna być dokonana za pośrednictwem poczty email na adres kontaktowy Organizatora.
  5. Przy pierwszym wejściu do obiektu Konferencyjnego Uczestnik jest zobowiązany zarejestrować swój przyjazd w punkcie powitalnym Organizatora, gdzie otrzyma identyfikator. Ze względów bezpieczeństwa osoby nie posiadające identyfikatorów nie zostaną dopuszczone do pomieszczeń, w których będzie odbywać się Konferencja.
  6. Uczestnik zobowiązuje się do brania udziału w sesjach, wykładach i warsztatach zgodnie z programem. Organizator zastrzega sobie prawo odmówić udziału w tej i ewentualnych następnych konferencjach Uczestnikom, którzy w sposób oczywisty nie przyjechali celem uczestniczenia w programie Konferencji. 

III. Program

  1. W ramach Konferencji odbędą się sesje plenarne, wykłady oraz warsztaty metodyczne, a także, w wydzielonych pomieszczeniach, pokazy demonstracyjne (np. sprzętu rehabilitacyjnego).
  2. Program sesji, wykładów i warszatów zamieszczony jest w serwisie internetowym Konferencji oraz będzie udostępniony w miejscu ogólnodostępnym w czasie Konferencji.
  3. Organizator zastrzega prawo zmiany programu w każdym momencie z przyczyn organizacyjnych, a także bez podania przyczyny. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ani zadośćuczynienia ze strony Organizatora.
  4. W czasie pokazów demonstracyjnych wystawcy mogą kierować do Uczestników przekaz marketingowy, pod warunkiem, że Uczestnicy są o tym poinformowani.
  5. Prelegenci i wystawcy są poinformowani przez Organizatora, iż nie mogą kierować do Uczestników przekazu, który narusza normy prawne, etyczne lub obyczajowe. Jednocześnie Organizator nie ponosi odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu kierowane przez wystawcę do Uczestników.

IV. Opieka nad dziećmi

  1. Organizator zapewnia opiekę nad dziećmi na czas wykładów i warsztatów w wydzielonym pomieszczeniu odpowiednim dla dzieci (sali zabaw). Opieka sprawowana jest przez przeszkolonych wolontariuszy Organizatora i/lub podmioty współpracujące z Organizatorem. Skorzystanie z opieki zapewnianej przez Organizatora jest dobrowolne.
  2. Opieka nad dziećmi sprawowana jest tylko w godzinach ściśle określonych. W pozostałym czasie opiekę sprawuje rodzic lub osoba przezeń oddelegowana. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za dzieci pozostawione bez opieki.
  3. Pozostawienie dzieci pod opieką personelu Organizatora wymaga podania personelowi numeru telefonu komórkowego do rodzica/opiekuna. Rodzic/opiekun zobowiązany jest bezzwłocznie udać się do sali zabaw na każde wezwanie telefoniczne.
  4. Dzieci wymagające mechanicznego wspomagania oddechu oraz dzieci mające problemy z przełykaniem mogą przebywać na sali zabaw tylko pod ciągłą opieką rodziców lub opiekunów przeszkolonych w sprawowaniu opieki nad nimi. Udział personelu Organizatora ogranicza się tylko do organizacji zabawy dla takich dzieci.
  5. Z wyjątkiem rodziców/opiekunów dzieci wymienionych w pkt. 3, w trakcie sesji, wykładów i warsztatów rodzice/opiekunowie nie powinni przebywać na sali zabaw dla dzieci. W razie wątpliwości o przebywaniu rodziców na sali decyduje każdorazowo personel organizujący zabawę.
  6.  Organizator dołoży wszelkich starań celem zapewnienia bezpieczeństwa dzieci, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody związane ze sprawowaną opieką.

V. Opłaty

  1. Udział w sesjach, prelekcjach i warsztatach jest nieodpłatny.
  2. Organizator zapewnia jeden bezpłatny nocleg w hotelu w dniu 26 sierpnia 2016 r. ograniczonej liczbie Uczestników Konferencji mieszkających w odległości większej niż jedna godzina jazdy od miejsca Konferencji lub mających trudności z dojazdem, na następujących warunkach:
    1. Dorośli z rdzeniowym zanikiem mięśni razem z nie więcej niż dwojgiem dorosłych rodziców/opiekunów oraz ewentualnie z własnymi dziećmi w wieku do 14 lat
    2. Dzieci z rdzeniowym zanikiem mięśni wraz z nie więcej niż dwojgiem rodziców/opiekunów oraz ewentualnie z rodzeństwem w wieku do 14 lat
    3. Jeden rodzic/opiekun osoby chorej na rdzeniowy zanik mięśni uczestniczący bez osoby chorej
  3. Jedna uczestnicząca rodzina otrzyma do dyspozycji jeden dwuosobowy pokój hotelowy z miejscem na dodatkowe posłania. Hotel nie gwarantuje dostępności dodatkowych łóżek – w razie zgłoszenia więcej niż dwóch osób Uczestnik zorganizuje dla nich miejsce do spania we własnym zakresie.
  4. Uczestnicy biorący udział pojedynczo mogą zostać zakwaterowani wspólnie, w jednym pokoju z innymi uczestnikami biorącymi udział pojedynczo.
  5. O otrzymaniu bezpłatnego noclegu decyduje kolejność nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa. Ostateczna decyzja co do zaoferowania noclegu Uczestnikowi pozostaje w gestii Organizatora.
  6. O fakcie otrzymania lub nieotrzymania bezpłatnego noclegu Organizator informuje Uczestnika jak najszybciej, jednak nie później niż na 7 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji.
  7. Uczestnik pragnący wziąć udział w Konferencji, któremu nie zostanie przyznane bezpłatne zakwaterowanie, powinien zorganizować sobie nocleg we własnym zakresie, bez pośrednictwa Organizatora.
  8. Organizator zapewnia bezpłatne posiłki i napoje na czas Konferencji wszystkim Uczestnikom wymienionym w pkt 2, bez względu na odległość od miejsca zamieszkania. Pozostali Uczestnicy powinni zorganizować sobie wyżywienie we własnym zakresie, bez pośrednictwa Organizatora.
  9. Wszelkie koszty związane z przejazdami na miejsce Konferencji i z powrotem Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
  10. Uczestnik może dobrowolnie pokryć koszty swojego pobytu poprzez dokonanie w hotelu płatności za pobyt. W takim przypadku Uczestnik może żądać od hotelu wystawienia faktury VAT.
  11. Osoby inne niż osoby chore na rdzeniowy zanik mięśni, ich rodziny, opiekunowie lub osoby imiennie zaproszone przez Organizatora mogą wziąć udział w Konferencji na zasadzie odpłatnej. Uczestnikom takim nie przysługuje bezpłatny nocleg ani wyżywienie.

VI. Postanowienia końcowe

  1. Osoby mające specjalne wymagania, w tym w szczególności dietetyczne albo dotyczące zakwaterowania, powiadamiają o tym fakcie Organizatora na formularzu zgłoszeniowym. Organizator dołoży wszelkich starań, aby je wypełnić, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ich niespełnienie.
  2. Ze względu na konieczność zapewnienia spokojnego przebiegu Konferencji, na terenie obiektu wprowadza się zakaz spożywania alkoholu oraz przebywania pod wpływem alkoholu do godziny 19:00 dnia 26 sierpnia oraz w godzinach 08:00–17:00 dnia 27 sierpnia.
  3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
  4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
  5. Organizator dokłada wszelkich starań celem zapewnienia niezakłóconego przebiegu Konferencji, w tym zobowiązuje obiekt konferencyjny do posiadania awaryjnego zasilania w energię elektryczną. Jednocześnie Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niespodziewane wydarzenia utrudniające uczestnictwo w Konferencji, w tym przerwy w dostawie energii elektrycznej, awarie zasilania, awarie łączy internetowych, sprzętu konferencyjnego, wind i podnośników.
  6. Program Konferencji wiąże się z utrwalaniem jej przebiegu przez Organizatora przy użyciu technik fotograficznych, filmowych i innych. Uczestnicy proszeni są o wyrażenie zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie swojego wizerunku w celach informacyjnych, publicystycznych i marketingowych dla celów realizacji celów statutowych Fundacji SMA. 
  7. Udział w Konferencji jest możliwy tylko po wyrażeniu zgody na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych Uczestników przez Organizatora zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 roku poz. 833) w celu komunikacji pomiędzy Uczestnikami a Organizatorem.
  8. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  9. W sprawach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.